開示等の請求手続きについて

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開示等の請求手続きについて

当社で保有する「開示対象個人情報」に関して、ご本人より、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用停止、消去及び第三者への提供の停止(以下「開示等」といいます)のお申し出があった場合には、以下の通り対応いたします。

  1. 請求方法について
    請求は郵送でのみ受付いたします。
    以下の「開示等請求書」「本人確認書類」「手数料分の郵便切手」を書留郵便にてご郵送ください。
    社内で調査し、遅滞なくご本人に文書にて回答いたします。
    なお、回答は本人受取限定書留郵便にて、お送りいたします。その際に、お預かりしました「本人確認書類」をご返却いたします。

    1. 開示等請求書
      こちら↑からダウンロードできます。プリントアウトしてご記入ください。
    2. 本人確認書類
      1. 本人による請求の場合

        ご本人様の氏名と住所(現住所が明記されているもの)が記載された公的証明書のコピーを1部(本籍および個人番号が記載されている場合には隠してください)

        1. 個人番号カード(表面のみ)、運転免許証、運転経歴証明書、旅券(パスポート)、身体障害者手帳、精神障害者保健福祉手帳、療育手帳、在留カード、特別永住者証明書、官公署発行・発給の写真付証明書
        2. 下記の場合は2つ以上
          • 公的医療保険被保険者証、年金手帳、児童扶養手当証書、特別児童扶養手当証書のいずれか
          • 国税・地方税・社会保険料・公共料金の領収書、納税証明書、印鑑登録証明書、住民票写し、住民票記録事項証明書、戸籍謄本もしくは抄本、母子健康手帳、源泉徴収票、支払調書のいずれか
      2. 代理人による請求の場合

        ご本人様及び代理人様の上記確認書類に加え、以下の書類も同封してください。

        法定代理人の場合

        • 法定代理人の資格を証明する書類

          戸籍謄本、戸籍抄本、家庭裁判所の証明書等(30日以内に作成されたものの原本)

        委任による代理人の場合

        1. 委任状 ←ダウンロードできます ※ご本人様の署名、実印による押印をお願いいたします。
        2. 委任状押印のご本人様印鑑の印鑑登録証明書
    3. 手数料

      1件につき700円分の郵便切手を同封してください。
      手数料には開示にかかる手数料及び回答送付のための一般書留郵便代と本人限定受取郵便代が含まれます。
      なお、「開示」または「利用目的の通知」以外のご請求には手数料はかかりません。

  2. 開示等の結果について

    開示等請求書と本人確認書類を当社が受領してから平日7日以内に回答を発送できるよう努めます。
    万が一、平日7日を超えることが予想される場合には、その旨ご連絡いたします。

  3. 次に該当する場合は請求をお断りすることがありますので、あらかじめご了承ください。
    1. 当該個人情報の存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるもの
      • 個人情報の本人または第三者の生命、身体または財産に危害を及ぼすおそれのあるもの
      • 違法または不当な行為を助長し、または誘発するおそれがあるもの
      • 国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれがあるもの
      • 犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障を及ぼすおそれがあるもの
    2. 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
    3. 他の法令に違反することとなる場合
    4. 本人確認ができない場合
    5. 当社の定めた請求手続きの要件を満たさない場合
    6. 手数料をお支払いいただけない場合
  4. 個人情報の取扱いについて

    開示等請求書にご記入いただきました個人情報は、当該請求のお問合せの対応に必要な範囲にてのみ使用し、それ以外の目的では使用いたしません。
    なお、開示等請求書は、回答の発送をしてから一定期間保管した後、適切な方法にて廃棄いたします

  5. 開示等請求書送付先

    〒105-0001 東京都港区虎ノ門2-4-1 虎ノ門ピアザビル6階

    株式会社アガサス 個人情報相談窓口

  6. 手続きについてのお問合せ先

    窓口の受付時間は平日の午前10時から午後6時までとさせていただきます。

    • 問合せ窓口:株式会社アガサス 個人情報相談窓口
    • 電話:03-3591-2121
    • FAX: 03-3593-7888
    • メールアドレス:privacy@agasus.co.jp
    • 個人情報保護管理者:光岡裕子

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The Procedures for dealing with requests for disclosure and other handling

With regard to personal information subject to disclosure held by the Company, the Company will take an action in accordance with the following terms and procedures if a person himself/herself requests it to notify the purpose of the use of, disclose, correct, add, or delete content from, discontinue the use of, erase, or discontinue provision to a third party, such personal information (“Request for Disclosure”).

  1. Method for the Request for Disclosure
    The Company shall only accept the Request for Disclosure by mail.
    An applicant shall send the Document on the Request for Disclosure, the Identity Verification Document and the Postage Stamp equivalent to the amount of the commission (as defined below).
    The Company will examine those documents etc. sent by the applicant after receipt of them and respond to the Request for Disclosure without delay.
    The Company’s response shall be sent by a register mail to be received only by said applicant. The Company shall return the applicant the Identity Verification Document with its response.

    1. The Document on the Request for Disclosure
      You can download the form from the above link. Please print out and fill out the form.
    2. The Identity Verification Document
      1. Request by an applicant himself/herself

        one photocopy an official identification showing your name and address (with your current address clearly indicated) (please conceal your legal domicile and personal number based on My Number Act, if any)

        1. e.g. individual number card (the upper side), driver’s license, driving record certificate, passport, physical disability certificate, mental disability certificate, rehabilitation certificate, residence card, special permanent resident certificate, photo identification card issued by government offices
        2. Two items of the following certificates or documents (i) through (ii) shall be required;
          • (i) any one of public medical insurance card, pension book, child-care allowance certificate, special child-rearing allowance certificate,
          • (ii) any one of receipt for payment of national tax, local tax, social insurance premium or public utility charges, certificate of tax payment, seal registration certificate, copy of the certificate of residence, certificate of items stated in resident register, certified copy of family register, certified copy of abridged family register, maternal and child health handbook, withholding certificate, payment record.
      2. Request by an agent

        The above-mentioned Identity Verification Document of the applicant and the agent as well as the any one of following documents shall be required;

        if the agent is a statutory agent, certificate of the status of statutory agent:

        • e.g. certified copy of family register, certified copy of abridged family register or certificate issued by the family court (original issued within 30 days),

        if the agent is NOT statutory agent, all of the following documents:

        1. power of attorney ←(you can download it), and
          note: The applicant must sign and seal it by the registered seal.
        2. seal registration certificate of the applicant affixed his/her seal to the power of attorney.
    3. Postage Stamp

      The Postage Stamp equivalent to the amount of SEVEN HUNDRED (700) Yen per a request as a commission for the Request for Disclosure shall be mailed along with the Request for Disclosure.
      The Postage Stamp includes commission for the request, fees of registered mail and postal mail to be received only by the applicant.
      No commission shall be charged for a request other than “disclosure” or “notification of purpose of use”.

  2. Result of the Request for Disclosure

    The Company makes effort to send the response within SEVEN (7) business days on and after receipt of the Request for Disclosure and the Identity Verification Document.
    If sending the response likely takes more than 7 business days, the Company will notify the applicant (the agent) of the gist of it.

  3. Please note that the Company may refuse the Request for Disclosure in any one of the following cases;
    1. when it is likely to harm the public interest or other interests if the presence or absence of said personal information is known such as
      • information that is likely to cause harm to the life, body, or property of the applicant or a third party,
      • information that is likely to encourage or induce illegal or unjust acts,
      • information that is likely to cause harm to national security, damage to relationships of trust with other countries or international organizations, or disadvantage in negotiations with other countries or international organizations,
      • information that is likely to interfere with the prevention, suppression or investigation of crimes or other maintenance of public safety and order,
    2. when it is likely to seriously interfere with the proper implementation of the business of the Company,
    3. when it violates other laws and regulations,
    4. when the identity of the person cannot be verified
    5. when the request does not meet the requirements of the terms and procedure established by the Company,
    6. when the commission (Postage Stamp) is not paid.
  4. Handling of personal information

    The Company shall use personal information provided in the Request for Disclosure only to the extent necessary to respond to the inquiry of the relevant request, and shall not used for any other purpose.

  5. Mailing address on the Request for Disclosure

    Toranomon Piazza Building F6, 2-4-1 Toranomon, Minato-ku, Tokyo,105-0001, Japan
    Contact: The inquiry counter for personal information AGASUS co., inc.

  6. Inquiry about the procedure of the Request for Disclosure
    • Contact: Personal information inquiry counter in the Company
    • Operating hours: Weekdays 10 am – 6 pm (Japan time)
    • TEL: +81-3-3591-2121
    • FAX: +81-3-3593-7888
    • EMAIL:privacy@agasus.co.jp
    • NAME of the administrator of the personal information protection: Yuko Mitsuoka